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国际工程采办计划管理
2018年8月15日  萧山建筑工程律师
采办工作是国际工程能否实现预期效益的一个核心因素,项目采办工作的成败直接关系着工程效益的实现与否。特别是在不完全熟悉的国际环境中,工程采办工作面临着更多的风险和不确定因素,这就增加了实现工程效益的难度。加强对国际项目采办工作的管理,一个关键的着力点就是建立完善的采办计划,并严格执行之。本文简略分析采办计划的编制关键点和执行建议。

  如何编制完善的国际工程采办计划

  要编制比较完善的采办计划,至少需要重点把握以下几个关键点。

  对工程所在国国情和市场情况进行调研。在项目前期,对采办工作而言,一项关键的工作就是对工程所在国的材料、设备等市场环境进行尽可能有深度的调研和了解。虽然,现在工程的采办已经在全球范围内进行,但是从成本效益和满足项目周期需要等需要考虑,工程材料设备的绝大部分采购量还是发生在所在国内。

  对所在国市场环境和物资价格、供应能力等行情的了解深度,将直接决定着采办计划中对采办方案、材料设备供应方案的确定和在工程投标报价过程中对工程材料、设备价格和费用的预计估算。
对供货商供货周期的管理。对于绝大部分国际工程而言,项目业主都要求承包商在规定的期限内完成工程建设并交付使用,为此,建设团队承受着按时交付工程的时间压力。为保证实现这一目标,承包商就需要有效地组织设计、采办、施工等环节的相关活动。其中,采办工作为项目的顺利推进提供材料、设备的支持,对工程的进度在很大程度上具有决定性影响。而其中,如何加强对主要供应商的管理,特别是材料设备供货期的管理和控制就成为采办计划实施的关键一环。

  除了在以往和平时的设备材料采购过程中,对供货商供货能力和周期的激励和绩效管理外,在具体国际工程的采办计划编制中,项目采办团队要制定有效的措施来加强对供货商供应周期的管理,例如通过确定备选供应商来保证供货期,并引发供应商的相互竞争,加强对供应商的激励;通过多次分批订购、向多方供货商订购等方式来降低供应周期漫长导致的不利影响等等措施都可以在采办计划中加以明确。 blog.mypm.net

  对采办资金到位的时间安排。项目资金的筹措和调配是影响采办工作的一个重要的内部因素。特别是在国际项目开展的前期,由于项目启动之初,没有拿到项目业主支付的工程预付款和进度款,同时很多设备材料的采购又需要在这个阶段安排购置。这就需要采办计划编制时统筹考虑项目采办相关资金到位的时间安排,确保资金能够基本按照采办工作推进的步骤,逐步满足需要。 www.mypm.net
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  总的来说,需要计划的采办资金供应事项包括可能的资金供应总量、资金来源(自有资金和金融融资)以及资金供应的时间。
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  与设计、施工等上下工序之间的弹性结合。如前所述,采办计划要和设计计划、施工计划相互协调,紧密衔接。具体到编制计划时,首先就要参照设计工作的进度计划和对工程材料的选择等相关文件资料,来确定采办工作的相应计划,同时要和施工部门保持协同,确保材料设备供应能够满足施工进度的推进要求。
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  对材料的分类管理。在采办计划中,要针对不同的材料采用诸如定量管理、指标管理、包干管理等不同的管理方法,来保证对材料供应的有效控制。具体而言,定量管理,对于有消耗定额的材料,根据定额实行限额发料的方法。在规定限额内分期分批领用,超过限额的材料,需要先查明原因,经过一定的审批手续才能领用。

  指标管理,对于没有消耗限额的材料,实行计划管理和指标控制的办法。根据以往项目的实际耗用情况,结合具体项目的内容和要求,制定领用材料指标,以控制发料。超过指标的材料,须经过一定的审批手续方可领用。

  计量控制,准确做好材料物资的收发计量检查和投料计量检查。

  包干管理,在材料使用过程中,对小型和零星材料根据工程量计算出所需材料量,将其折算成费用,由作业者包干管理。加强作业者领料时的出库交接,折合费用计入作业者成本,在工程结束时,从收益中扣减。
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  采办计划执行的建议
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  对采办计划执行的动态管理。在计划执行中,要有采办计划的动态管理观念。由于面临的环境因素是在不断的变化中,采办计划也要根据实际变化进行调整和纠偏。很多时候,我们只重视采办计划的编制,而不重视对计划的及时动态调整。在计划执行过程中,必须定期进行采办计划和实际执行情况的比较,当实际情况偏离计划时,分析产生偏差的原因,采取适当的纠偏措施,以确保采办成本和进度控制目标的实现。 项目管

对比和分析。对采办成本计划值和实际发生值逐项比较,采办进度计划和实际进度通过进度曲线进行对比,以动态掌握采办成本是否超支,采办进度是否落后。

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  在比较的基础上,对比较结果进行分析,以确定偏差的严重性和偏差产生的原因。这是采办计划控制工作的核心,其主要目的是找出产生偏差的原因,从而采取针对性的措施,减少和避免相同原因的再次发生和减少由此造成的经济损失和进度落后。

  纠正偏差。当采办成本和进度出现偏差,应当根据实际情况、偏差分析和预测的结果,采取适当的措施,以期使偏差最小化。纠偏是采办计划控制中最具实质性的一步。只有通过纠偏,才能有效实现采办的成本和进度控制。 bbs.mypm.net

  对偏差原因进行分析的目的是为了有针对性地采取纠偏措施,从而实现对采办成本和进度的动态控制和主动控制。纠偏首先要确定纠偏的主要对象,纠偏原因有些是无法避免和控制的,如客观原因,充其量只能对其中少数原因做到预防和控制,力求降低这些原因导致的经济损失。在确定了纠偏的主要对象后,就需要采取有针对性的纠偏措施。纠偏可采取组织措施、经济措施、技术措施和合同措施等等。
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  对采办计划执行的奖惩。采办计划的执行是采办计划价值体现的关键所在。为了实现采办计划中明确的费用计划、进度计划和质量目标,建立相应的采办计划执行奖惩制度或机制是非常重要的,能对计划执行的程度和深度起到很好的促进和推动作用。 转自项目管理者联盟
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  例如,在采购费用指标的控制上,明确在完善的材料、设备采购预算的基础上,如果能够实现一定比例的费用节省和效益,就将其中一定比例的费用作为奖金奖励给整个采办团队或者其中的采办员工,以激励他们在采办过程中自动加强成本控制。对于采办进度计划的执行,如果某项采购预计能在规定时间内完成,扣除不可预见的客观因素,如果不能按照计划执行,要对负责该项工作采办工程师予以一定程度的惩罚。对采购的材料、设备出现因采购导致的质量问题时,对主管工程师予以一定的惩罚。
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  当然,上述奖惩的关键是要公正和客观。这样通过奖优罚劣就能确保在实际工程材料、设备采办中,能够严格地执行项目采办计划,加强对采办费用目标、进度目标和质量目标的三维控制,进而保证了整个采办工作按计划有序进行,进而保证整个采办工作的成功。

  对非人力因素导致计划校正变更的总结和分析。这其实是对采办风险的管理。在采办过程中,经常有一些非人力因素导致的偏差影响整个计划的推进。在执行中,项目采办团队需要加强对这些因素引起的计划校正和变更的总结和分析。经过一定的总结和积累,对在该领域的各类非人力因素有了很好的预期和事前控制,通过制定对应的措施,就能在很大程度上做好事前规避措施。比如,对一些供应商不能及时履约的问题,就能通过供货商绩效评估和联系备选供货商来达到一定程度上的风险规避。对于因不可抗力引起的供货运输方式的变更,就要有事先的计划,同时做好相关费用的安排,进而减小进度延后的风险。 项目管理者联盟文章
来源: 萧山建筑工程律师  


冯霄飞——萧山建筑工程律师

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