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传真件也可以赢得诉讼
2018年5月18日  萧山建筑工程律师
案例描述:
    某日,z公司的张经理焦急地来找律师。刚刚见面,张经理就迫不及待地问到:合同的传真件有没有法律效力?
    律师请张经理讲清原委:原来x公司有一个长期合作的客户,一直由张经理负责跟单。最近,x公司发现该客户付款非常不及时,经在业内了解,才知道客户最近由于经营不善,资金周转出现困难,已经拖欠了很多供货方的款项。为了及时追索资金,x公司决定尽快起诉,并查封客户的账户以保证回款。但是,在整理文件的过程中,张经理才发现,和该客户的一系列交易中,最大的那一单竟然没有合同原件!
    张经理回忆,可能由于是长期合作客户,当时只是循例签单,没有特别留意到合同签署程序,所以自己将合同加盖了x公司公章快递给客户后,忘记及时收回客户盖章的合同原件。现在,张经理手头只有一份合同传真件,如果这份合同无效,x公司将会产生重大经济损失,张经理个人也需要承担巨大的责任。
    律师该怎么解答张经理的疑问呢?
律师点评:
    张经理提出的疑问,在it行业特别具有普遍性。律师发现,尽管计算机已经被广泛应用到各个行业,但传统行业始终比较注重纸面文件的签署和收集,而it行业则通常会认为电子文档有确定的效力,容易忽视纸面文件的收集。
    那么,传真件究竟有无法律效力呢?根据我国合同法规定,“当事人订立合同,有书面形式、口头形式和其他形式”,其中,书面形式指的是合同书、信件和数据电文(包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件)。也就是说,以传真形式签署的合同是书面合同的一种,具有法律效力。
    那又为什么经常会有人说“传真件无效”呢?那是因为,以数据电文形式签署的合同,极容易被伪造和变造,在诉讼争议过程中,假如一方否认合同的存在和履行,法官将很难断定该数据电文合同的真实性。
    概括地说,传真件合同毫无疑问是具有法律效力的;但是,在诉讼过程中,当事人出示的传真件是否可以被认定为有效证据,有很大的不确定性。
    事实上,在it业界,不仅存在着大量的传真件合同,通常来说,还会有以下几种数据电文合同形式:
    1.有些大生产厂家,实现了无纸化办公,取消纸面合同,而代之以通过电子系统订立合同,id和密钥是订立合同的唯一凭证;
    2.有的交易双方,在书面签署了一个简单的框架协议后,每个具体订单均是通过电子邮件确认,而收发邮件人都没有明确的公司授权。这类以数据电文形式签署的合同,均存在着证据效力认定的不确定性问题。
    这种情况下,想要维护公司利益,一定要注意保存和收集其他可以证明合同存在和履行的证据。如,双方签署合同后,通常会有支付款项的财务记录,货物交付的物流凭证,附随服务的记录等,这些文件都可以验证合同的存在和履行状态。
    诉讼是一个动态交叉的过程,在诉讼中,证据并不是单一的,而是一个完整的链条,如果有些证据有不确定之处,当事人要注意积极主动地寻找证据链条,甚至创造证据重新出现的机会以收集证据。只要整个证据链是完整的,环环相扣而彼此证明,则依然可以认定基本的法律事实。
具体支招:
    律师建议张经理从以下三个方面准备收集证据:
    1.货物签收的确认;
    2.交付设备的原厂家保修开通记录及报修记录;
    3.财务收支记录。
    之后,律师对张经理收集的证据进行了整理,发现物流公司的送货单上,收货人只有签字而没有盖章。
    律师用三个方式弥补了该证据:首先查阅了z公司和客户以前签署的合同中有收货人签字的记录,以证明该收货人是客户公司的员工,具有相关职责;其次要求物流公司出具证明,证明送货过程和送货时间地点;最后,律师到最终用户网站搜索了项目完成的新闻,并予以公证。
    同时,律师对交付设备的原厂家保修开通记录及报修记录也进行了公证。这样,虽然关键证据不够明朗,但凭着完整的证据链条,最终说服法官判决胜诉。
法律小贴士:
    通常,物流公司在送货后,对于送货单仅保存3~6个月,而为了防范诉讼风险,我们建议送货记录至少应该保存两年以上。所以,it公司应该及时收回送货单原件,并同合同资料一起妥善保管。当然,我们更建议公司能够和收货单位签署有货物基本清单的收货确认书。


来源: 萧山建筑工程律师  


冯霄飞——萧山建筑工程律师

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